El Formulario BIR 2316, también conocido como Certificado de Pago de Compensación/Impuesto Retenido, es un formulario que los empleadores en Filipinas deben presentar ante la Oficina de Impuestos Internos (BIR, por sus siglas en inglés) cada año calendario. Este formulario se completa y emite a cada empleado que recibe un salario, sueldo o cualquier otra forma de remuneración por parte del empleador. El Certificado debe identificar la cantidad total de compensación pagada y los impuestos retenidos a cada empleado durante el año calendario anterior.
Importancia del Formulario BIR 2316
El Formulario BIR 2316 es importante por varias razones. En primer lugar, sirve para asegurar que los empleados tengan claridad sobre la cantidad de impuestos que se les ha retenido en un año determinado. Además, es un mecanismo para que el BIR supervise a los contribuyentes empleadores y se asegure de que el empleador haya presentado efectivamente los impuestos retenidos al BIR para el año correspondiente. También es importante cuando los empleados cambian de empleador en el mismo año calendario, ya que el nuevo empleador generalmente solicitará el Formulario BIR 2316 que el empleado debería haber recibido del empleador anterior. Esto es para aclarar qué impuestos se han retenido al empleado y consolidar esta información con los requisitos de retención de impuestos bajo el nuevo empleador.
Cambios recientes - Ley TRAIN
En septiembre de 2019, la Oficina de Impuestos Internos (BIR) emitió la Circular de Memorando de Ingresos 100-2019. El propósito de esta circular fue introducir enmiendas y actualizaciones al Formulario BIR 2316 debido a la introducción de la Ley de Reforma Tributaria para la Aceleración e Inclusión (TRAIN, por sus siglas en inglés). Estas enmiendas se realizaron para hacer cambios en los campos de información requeridos para ciertas exenciones y dependientes calificados. Es importante asegurarse de utilizar la versión correcta del Formulario BIR 2316, que se puede encontrar en el sitio web del BIR. La versión correcta debe decir "enero de 2018 (ENCS)" en la esquina superior izquierda. Actualmente, la versión del módulo en línea del BIR aún no se ha actualizado en el sitio web y no está disponible.
Plazo para presentar el Formulario BIR 2316
El Formulario BIR 2316 debe ser emitido a todos los empleados para su firma antes del 31 de enero del año calendario siguiente al año en que se pagó la compensación a los empleados. En 2020, la fecha límite para presentar el Formulario BIR 2316 con el BIR originalmente era el 28 de febrero. Sin embargo, esta fecha límite se ha extendido aún más y la nueva fecha límite de presentación es el 31 de marzo de 2020. Esta extensión fue confirmada a través de la Circular de Memorando de Ingresos No. 17 2020, emitida el 26 de febrero de 2020.
¿Quién presenta el Formulario BIR 2316, el empleador o el empleado?
Si bien tanto el empleador como el empleado deben firmar el formulario, la responsabilidad recae en última instancia en el empleador de presentar el Formulario BIR 2316 ante el BIR. El empleador debe presentar 3 copias originales con el BIR: una para el BIR, otra para el empleador y otra para el empleado.
¿Qué sucede si un empleado es despedido durante un año calendario?
Si un empleado es despedido o renuncia durante un año calendario, no estará con el mismo empleador cuando llegue el momento de que el empleador presente el Formulario BIR 2316. En casos en los que el empleado ha sido despedido o ha renunciado, el Formulario BIR 2316 debe ser emitido a ese empleado al mismo tiempo en que recibe su último salario. Como se mencionó anteriormente, esto es importante ya que los nuevos empleadores generalmente solicitarán el formulario al contratar nuevos empleados que han tenido un empleador anterior en el mismo año calendario. El nuevo empleador puede utilizar este formulario para comprender la posición fiscal del nuevo empleado y consolidar los requisitos de retención de impuestos.
Información requerida en el Formulario BIR 2316
Entre otros detalles, el empleador debe ingresar la cantidad total de compensación pagada a cada empleado durante el año calendario anterior, así como los impuestos relevantes que se retuvieron al empleado durante ese mismo año. Aquí hay algunos de los detalles principales que deben incluirse en el Formulario BIR 2316:
- Detalles del empleado: se deben ingresar los detalles relevantes de cada empleado, como el nombre, número de identificación fiscal (TIN, por sus siglas en inglés), dirección, fecha de nacimiento, número de contacto, salario, etc.
- Detalles del empleador: gran parte de esta información se puede encontrar en el Formulario BIR 2303 de la empresa, comúnmente conocido como Certificado de Registro (COR, por sus siglas en inglés).
Preparación para la presentación del Formulario BIR 2316
Entonces, ¿qué se debe hacer para preparar y presentar el Formulario BIR 2316 antes de la fecha límite de presentación? La preparación debe comenzar tan pronto como comience el año calendario relevante. Una empresa debe asegurarse de cumplir con todas las presentaciones de impuestos, requisitos de cumplimiento y pagos de empleados durante todo el año. Además, la empresa también debe asegurarse de que estas transacciones se registren correctamente en el libro de cuentas. Por lo tanto, el primer paso real de preparación debe ser implementar procesos y controles adecuados para garantizar que se retenga la cantidad correcta de impuestos, que todos los empleados estén registrados y que todos los pagos se registren correctamente. Ya sea que utilice un contador interno, una solución de nómina o un proveedor externo de servicios de contabilidad en Filipinas, ¡este es un requisito clave! Luego, al completar el Formulario BIR 2316, el empleador debe asegurarse de ingresar la información correcta para cada empleado. Esto puede ser una tarea rápida y sencilla si el empleador solo tiene 5 o 10 empleados. Sin embargo, si la empresa tiene cientos o miles de empleados, esto es un desafío mucho mayor. El empleador debe firmar y presentar un Formulario BIR 2316 para cada empleado. ¡Cada empleado también debe firmar su respectivo formulario! Por lo tanto, si una empresa tiene 200 empleados, ¡eso significa que se deben firmar y presentar 600 Formularios BIR 2316! Una vez que se presentan los 3 formularios BIR 2316 originales con el BIR para cada empleado, el BIR conservará una copia, el empleador conservará otra copia y se le entregará una copia a cada empleado. ¡Luego, el empleador tiene que hacerlo todo de nuevo al año siguiente!