En FullSuite, entendemos que llenar el BIR Form 2316 puede ser un proceso complicado para los empleadores. Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. En esta guía completa, te mostraremos paso a paso cómo llenar el BIR Form 2316 de manera correcta y eficiente.
Parte I: Información del Empleado
En esta sección, debes asegurarte de indicar el año correcto y el período correspondiente. El período "DESDE" debe ser el 1 de enero para todos los empleados que se unieron a tu empresa antes del año en curso. De lo contrario, debe ser la fecha de contratación para los nuevos empleados durante el año. El período "HASTA" debe ser el 31 de diciembre para todos los empleados actuales o la fecha de renuncia para los empleados separados.
Los ítems 3, 4, 5, 6, 6A, 7 y 8 son campos obligatorios que debes completar. Los ítems 6B, 6C y 6D deben llenarse si son aplicables. Los ítems 9 a 11 solo son aplicables si el empleado es un trabajador con salario mínimo.
Parte II y III: Detalles del Empleador
Los ítems 12 a 15 requieren los detalles de tu empresa como empleador registrado. Debes completar esta información. Si no tienes la información a mano, puedes consultar tu Certificado de Registro (BIR Form 2303). Selecciona "Empleador Principal" si el empleado trabaja para ti a tiempo completo y no tiene otro empleador registrado. De lo contrario, elige "Empleador Secundario".
Completa los ítems 16 a 18A solo si tu nuevo empleado te ha dado una copia de su BIR Form 2316 de su empleador anterior.
Parte IV-B (Porción No Sujeta a Impuestos)
Los ítems 27 a 31 solo son aplicables si el empleado es un trabajador con salario mínimo. Si lo es, estos son los únicos campos que debes completar en esta sección. Una vez completados, pasa a la Parte IV-A. Si el empleado no es un trabajador con salario mínimo, deja estos ítems en blanco y continúa con el paso 9. Completa los siguientes ítems solo si son aplicables:
- Sueldo 13er Mes y Otros Beneficios: aquí debes indicar el 13er mes prorrateado y otros bonos no recurrentes para el año. Este ítem y el ítem 40 no deben exceder los Php90,000. Si la suma de ambos ítems supera los Php90,000, retira el exceso y colócalo en el ítem 51 (Parte IV-B).
- Beneficios De Minimis: indica aquí cualquier beneficio de minimis otorgado al empleado durante el año.
- SSS/GSIS, PHIC y PAG-IBIG: esta es la suma de todas las contribuciones del empleado a las agencias gubernamentales.
- Salarios y Otras Formas de Compensación: esta es la suma de todas las asignaciones no sujetas a impuestos otorgadas al empleado. Este ítem y el ítem 32 no deben exceder los Php90,000 durante el año. El ítem 36 es la suma de los ítems 27 a 35.
Parte IV-B (Porción Sujeta a Impuestos)
- Salario Básico (37): este debe ser el monto del salario básico del empleado menos el ítem 34. Las contribuciones del empleado al SSS/PHIC/GSIS/HDMF se deducen del salario básico, ya que esa parte de los ingresos se considera no sujeta a impuestos.
- Los ítems 38 a 41 se completan según corresponda. Si hay otros pagos regulares que no se indican aquí, puedes incluirlos en los ítems 42A y 42B. Los ingresos suplementarios son aquellos que el empleado recibe durante el año de manera individual. Completa los ítems 43 a 48 si son aplicables. Nuevamente, si hay otros ingresos suplementarios que no se incluyen en esos ítems, agrégalos en los ítems 49A y 49B. De lo contrario, deja estos campos en blanco. El ítem 50 es la suma de los ítems 42 a 49B.
Parte IV-A
Los ítems 19 a 21 indican de dónde deben provenir las cifras. El ítem 22 solo es aplicable si el empleado tiene un empleador anterior durante el año y tienes una copia de su BIR Form 2316. Si la tienes, toma la cifra que se muestra en el ítem 21 de su 2316 anterior. El ítem 23 es la suma de los ítems 21 y 22. El ítem 24 sería el impuesto adeudado por el empleado en función del ingreso sujeto a impuestos. El ítem 25A serían los impuestos retenidos por ti, que deberían ser la diferencia entre el impuesto adeudado y los impuestos retenidos por el empleador anterior. El ítem 25B serían los impuestos retenidos por el empleador anterior, si corresponde. El ítem 26 es el total de todos los impuestos retenidos (25A + 25B).
Última Parte
El ítem 51 debe ser firmado por tu representante autorizado. El ítem 52 debe ser firmado por el empleado con su número actual de CTC, lugar de emisión y el monto pagado indicado. Los ítems 53 y 54 solo son aplicables si el empleado califica para la presentación sustituta. La presentación sustituta solo es para empleados que no tienen ningún otro empleador o fuente de ingresos durante el año.
Prepara cuatro copias del Formulario 2316 y entrega una copia a tu empleado. El BIR conservará dos copias cuando presentes el Formulario 2316 en enero del año siguiente. La copia restante será para tu resguardo. Asegúrate de guardarlas en un lugar seguro para no perderlas en el futuro. Se recomienda escanear copias de los Formularios 2316 de tus empleados como respaldo.
Conclusión
Esta guía completa sobre cómo llenar el BIR Form 2316 utilizando la última versión del formulario te ayudará a resolver todas las solicitudes de 2316 de tus empleados que hayan renunciado. Recuerda que como empleador, estás obligado a proporcionar el mismo como prueba de sus ingresos y retención de impuestos.
Si estás buscando un equipo externo que pueda ayudarte con la anualización de fin de año o con el cálculo de impuestos para tus empleados que han renunciado, por favor completa este formulario y uno de nuestros equipos en FullSuite se pondrá en contacto contigo para discutir tus opciones.
Esperamos que esta guía sea de utilidad y te ayude a cumplir con tus responsabilidades como empleador en relación con el BIR Form 2316. Si tienes alguna pregunta adicional, no dudes en comunicarte con nosotros. ¡Estamos aquí para ayudarte!